上海商学院合同管理办法

第一章 总则

第一条 为规范学校合同管理，防范法律风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称合同，是指以学校（上海商学院）及其授权单位与其他平等的自然人、法人和其他组织之间设立、变更或终止民事权利义务关系的协议。

第三条 学校签订合同，必须遵守国家法律、法规，必须维护学校合法权益，坚持平等互利、协商一致、诚信、绿色的原则，任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。

第四条 本办法所称合同管理是指学校及其授权单位对合同进行的全过程管理活动，包括合同的起草、审核、签订、履行、变更或解除、中止、终止、归档和争议处理。

第五条 本办法适用于上海商学院及其下属单位的合同管理。上海商学院下属单位包括党政管理部门，教学单位，直属部门及教学辅助部门。

第六条 学校可以自身名义或授权所属单位签署合同，由学校法定代表人或委托代理人代表学校签署合同。凡未经审批授权，任何单位和个人不得以学校名义对外签署合同，亦不得以学校所属单位名义对外签署合同。任何单位和个人不得超越授权范围订立合同。

第七条 学校加强合同信息安全保密工作，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家机密、单位秘密。

第二章 合同管理的基本制度

第八条 学校按照“统一领导监督，分类归口管理，分级审批授权”的原则建立合同管理体制。校长办公室为学校合同的主管部门，相关职能部门根据职责范围为相应类型合同的归口管理部门，发起订立或者负责履行合同的二级单位为合同的承办部门。

第九条 学校推行标准化合同范本制度。合同归口管理部门应当梳理业务范围内合同类型，并起草制式合同范本，经外聘律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）及校长办公室审核后，报校长办公会审定通过后适用。

第十条 合同管理员制度。校长办公室和学校二级单位须明确一名合同管理员（兼职），其岗位职责主要包括：

（一）合同台账制度。学校和各二级单位每一份合同都必须自行登记，建立台账。合同签订、履行、纠纷处理的信息及时登记。出现异常情况，及时向领导汇报，协助处理。

（二）合同档案学校统一管理制度。合同履行完毕，或纠纷处理结束须统一交学校档案室归档。人事处档案按照人事档案规定执行。

第十一条 聘请专业律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）审核合同制度。合同范本须经学校聘请的专业律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）审核。涉及范本合同主要权利义务变更的，须经学校聘请的专业律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）审核、签署意见，承办人才能对外签订合同；不涉及范本合同主要权利义务变更的，须经二级单位领导审核同意、签署意见，承办人才能对外签订合同。

其他采用非学校合同范本的合同文本必须经学校聘请的专业律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）审核、签署意见，承办人才能对外签订合同。

第十二条 诉讼纠纷和重大纠纷须聘专业律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）参与处理。

第十三条 学校逐步建立合同信息化共享制度。合同归口管理部门应梳理业务范围内的合同办理流程，配合开展学校合同管理统一平台建设的数据共享、系统对接、流程对接等工作。

第十四条 合同应明确承办人和承办部门。合同承办人，指合同的发起人，具体承担合同协商、起草、报批、履行、纠纷处置等事项的人员，是合同管理的直接责任人（必须是校内正式职工）。合同承办人在合同洽谈、签订、履行及纠纷处理过程中发生工作变动的，承办部门应当及时确定新的合同承办人。原承办人与继任者之间应办理合同管理事务的书面交接手续。合同承办部门，是指合同承办人所在校内二级单位，是合同管理的第一责任部门，直接负责合同的签订、履行、变更或解除、中止或终止、归档和争议处理。

第十五条 校长办公室是学校合同主管部门，其主要职责如下：

（一）牵头制定学校合同管理基本制度；

（二）牵头负责学校合同管理工作；

（三）负责学校合同专用章的刻制和管理；

（四）负责对重大合同进行合法性审查；

（五）提供合同业务的法律咨询服务；

（六）协调合同纠纷处理。

第十六条 学校实行合同分类归口管理，根据机构职责和业务内容，学校授权相关职能部门作为合同归口管理部门，负责特定类型合同的归口管理工作，主要职责包括：

（一）制定归口业务的合同管理相关细则；

（二）组织参与或指导业务范围内重大合同的谈判和起草；

（三）负责业务范围内的合同备案、审核、监督检查、保存归档；

（四）拟订规范常用合同范文；

（五）统计归口管理的合同年度数据；

（六）处理业务范围内的合同纠纷以及法律诉讼；

（七）学校授权范围内的其他工作。

相关职能部门对合同的管理权限有争议的，由学校校长办公室决定其归口管理部门。

第十七条 承办部门的职责主要包括：

（一）负责合同谈判，开展资信调查；

（二）负责合同起草和送审；

（三）代表学校履行合同，监督合同相对人履行合同；

（四）负责合同变更的谈判和文本起草；

（五）牵头负责处理合同纠纷；

（六）负责合同及相关材料的保存、保管工作。

第三章 合同分类与合同管理部门

第十八条 学校签订的合同，依据涉及的主要内容或流程，主要包括如下几类：

（一）科研合同：在科研活动过程中签订的各类应用研究、技术开发、技术转让、咨询服务等合同方式，及其相关的保密、廉洁、安全、外委等关联合同。

（二）聘用、劳动和劳务派遣合同：学校与各类教职工签署的建立工作关系的合同或协议等。

（三）教育培养类合同：是指涉及学校与校外单位开展合作办学、联合创建培训基地、开展人才培养、课程（课件、教材等）开发、社会实践服务、军训服务，以及委托培养、继续教育、招生宣传等与教育教学活动相关的合同。

（四）无形资产使用许可合同：学校名称、商标或标识、主要标志或专利许可他人使用等的合同。

（五）固定资产类合同：涉及学校的固定资产的租赁、处置和购买的合同。

（六）建设工程合同：与学校基本建设工程相关的合同，包括施工合同、材料设备等货物采购合同，规划、勘察、设计、监理、检测、咨询等服务合同。

（七）涉外合同：校级院级涉外合作、境外出版等具有涉外因素的合同。

（八）采购合同：按照国家法律法规和学校采购与招标管理要求，必须通过采购途径而取得货物、工程和服务的合同。

（九）战略合作合同：指与地方政府、企事业单位及其他组织订立的以实现深度合作为目的、具有战略性意义的合作协议。

（十）金融服务合同：包括投资融资、储蓄、信贷、结算、商业保险等合同。

（十一）捐赠类合同：是指学校或基金会接受自然人、法人或者其他组织自愿无偿的财产捐赠所订立的合同，以及学校对外所订立的合同。

（十二）校内管理合同：学校及其职能部门为实现办学目标、履行教学管理职责，与校内教职工以及在校学生签订的各类协议。校内管理合同由各业务归口管理部门根据工作职责进行审核和签署。

（十三）其他合同：上述合同以外的其他类型合同。

第十九条 学校授权以下相关职能部门作为合同归口管理部门，对相应类型合同实施审核、监督履行等管理活动。

（一）财务管理部门归口管理学校财务自身主体内容相关合同，包括但不限于银行借贷合同、银行学校合作合同等。

（二）人事管理部门全面负责学校教职员工的聘用与劳动合同的全过程管理工作以及高层次人才聘用与劳动合同的备案存档工作。

（三）后勤基建管理部门归口管理建设工程和后勤保障内容相关合同，包括但不限于车辆租赁、基本建设修缮工程以及建设工程类相关合同，后勤保障类货物、服务、工程采购合同等。

（四）资产与设备管理处（招投标管理办公室）归口管理由资产与设备管理处（招投标管理办公室）负责招标采购的货物、服务、工程的合同。

（五）科研管理部门归口管理科研内容相关合同，包括但不限于在科研活动过程中签订的各类应用研究、技术开发、技术转让、咨询服务等合同，及其相关的保密、廉洁、安全、外委等关联合同。

（六）信息与网络管理部门归口管理信息化建设内容相关合同，包括但不限于学校网络与信息安全、信息化基础设施（包括综合布线、网络、机房、服务器存储、交换机、路由器等）、信息化建设项目（包括业务管理系统、公共中间件和网站等）、数据中心各类资源、无线通讯频谱资源、通信运营商合作业务的合同等。

（七）教务管理部门归口管理本科层次办学内容相关合同，包括但不限于本科层次实习实践、本科层次联合培养办学合同等。

（八）学生管理部门归口管理学生活动内容相关合同，包括但不限于学生活动涉及的合同及就业内容相关合同、学校与地方考试院、考点签订的招考协议、招生宣传协议、就业工作相关协议等。

（九）国际合作与交流处归口管理涉外相关协议，包括但不限于来华留学教育合同、中外合作办学合同、学生出国（境）联合培养合同、境外科研、教学、出版等合作合同等。

（十）校长办公室归口管理对外战略合作内容相关合同，包括但不限于学校与各级政府、企事业单位、行业组织等开展合作的合同等。

（十一）审计管理部门归口管理审计相关合同，包括但不限于学校常设审计业务各类合同，以及参与学校非常设审计业务合同等。

（十二）继续教育管理部门归口教育服务业务相关内容合同，包括但不限于校级层面国内、国际培训，各类学历继续教育、非学历继续教育和社会化考试合作合同等。

（十三）图书管理部门归口管理纸质、电子图书资源相关合同，包括但不限于图书采购、电子资料库采购合同等。

（十四）其他未分类合同，由其职责范围内相关职能部门负责有关合同的管理。

第四章 合同的审核流程

第二十条 合同承办部门签署合同前，应当完成前期论证、项目审批、招标采购等程序。未完成校内相关程序的，不得以学校名义签署合同。

第二十一条 学校实行合同信息化管理制度，原则上全校所有合同（除有保密要求的合同之外），应当在OA系统中完成审批流程和备案。

第二十二条 在合同签署前因采购程序需要提前确定

合同主要条款的，资产与设备管理处原则上应当采用学校标准（范本）合同执行。没有标准（范本）合同的，资产与设备管理处或归口管理部门应当向校长办公室提交草拟的合同文本，履行外聘律师（法律顾问、有资质的法律专业人士）审核、签署意见等程序执行。

第二十三条 根据合同类型和性质将合同分为重大合同和一般合同，重大合同的定义如下：

（一）申请成立法人或其他社会组织的合同；

（二）对外设立产学研合作机构的合同；

（三）开展学历学位或国（境）外机构合作办学的合同；

（四）从事投资融资、大额资金借贷等涉及学校重大利益的金融类服务的合同；

（五）单次对外出租（借）房屋建筑面积超过500平方米或账面原值500万元以上（含）的房屋出租（借）合同；

一切房屋资产出售、转让合同；单批次对外出租（借）仪器设备、家具类资产原值大于500万元的固定资产出租（借）合同；单批次资产原值大于500万元（含）的仪器设备、家具类固定资产残值处置合同；

（六）300万（含）元人民币以上的科研合同和重要科技成果转化合同；

（七）涉及人、财、物重大事项的校级层面国际合作合同；与各级政府、大型企业、行业组织等开展框架、战略性合作的对外合作协议；

（八）涉及学校“三重一大”事项的合同；

（九）其他涉及学校重大利益、权利义务关系复杂、可能存在较大法律风险的合同。

重大合同以外的其他合同为一般合同。

第二十四条 重大合同的签审流程：

重大合同由合同承办部门提请合同归口管理部门审核，经法律顾问审查通过后、提请分管校领导审批，并在分管校领导审批通过后提请校长办公会或党委常委会审议，审议通过后，由承办部门凭借会议纪要和合同文本，到党委办公室、校长办公室备案并加盖合同专用章。应当报政府主管部门审批的，主管部门审批同意后方可生效。

如该事项已经按照“三重一大”要求提交决策会议审议通过，相关合同则不再重复上会审议。

第二十五条 合同内容涉及两个及以上部门的业务内容时，合同承办部门或归口管理部门在签审过程中应发起意见会签，征求相关业务部门意见之后，再继续完成签审流程。

第二十六条 合同大额资金审批参照《上海商学院大额资金管理办法（2021年修订）》执行。

第五章 合同管理部门的审核职责

第二十七条 承办部门对合同的确认、审核主要包括以下内容：

（一）合同相对人的主体资格、资质、经营范围、履约能力等相关情况；

（二）合同相对人委托代理人身份、代理权限等情况；

（三）合同标的是否真实、可行；

（四）合同标的、数量、质量、履行期限、付款方式、违约责任等主要条款；

（五）合同经费是否落实。

第二十八条 归口管理部门对合同的审核主要包括以下内容：

（一）合同订立的可行性和必要性；

（二）合同标的的合理性以及立项情况；

（三）合同内容和条款是否违反国家政策或者学校相关规定；

（四）是否采用标准合同或者是否对标准合同主要条款作实质性变更；

（五）是否属于重大合同。

第二十九条 法律顾问审查主要包括以下内容：

（一）合同当事人是否适格；

（二）合同必要条款是否完备，文本是否规范；

（三）合同内容是否违反法律法规禁止性规定；

（四）权利义务的均衡性，是否存在对学校明显不利情形；

（五）合同订立是否符合程序；

（六）合同争议的处理途径。

第三十条 承办部门、归口管理部门、法律顾问应当出具明确的审核、审查意见。提出的修改意见或整改要求，合同承办人、承办部门与合同相对方协商一致后修改合同文本，重新提交审核审查。因特殊原因未予采纳，合同承办人应当做出说明。

第三十一条 合同文本通过审批后，在实际签订时对合同条款有实质性变更的，应当重新履行审批手续。

第六章 合同的签署

第三十二条 以学校名义与自然人、法人或其他组织进行的民事、教育、技术、经济活动等，原则上都应当签订书面合同。

第三十三条 学校建立合同签署授权制度。学校法定代表人可直接签署合同，法定代表人也可授权分管校领导、职能部门负责人、二级学院负责人以及项目负责人代表学校签署合同。按照学校确定的职责分工，学校分管校领导可代表学校法定代表人签订分管业务相关合同。

第三十四条 由法定代表人直接签署（签字或签章）的合同，应载明该合同事项的负责人或合同承办人的工作单位和姓名。

第三十五条 由委托代理人签署的合同，该委托代理人应当有法定代表人的书面授权。委托授权书应完整填写授权人姓名、授权内容、授权期限和有效期限等事项，并由法定代表人签字或签章后加盖学校公章。授权委托书签署完毕后，应当与合同文本共同备案存档。

第三十六条 学校正式发布的规章制度中有明确规定合同签署授权的，视为合同签署制度性授权，不再办理书面授权委托书。

第三十七条 委托代理人不得签订超过委托授权期限的合同。

第三十八条 学校不允许倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。

如遇特殊情况，针对真实发生的合同事项，支出型合同由经费审批人出具责任承诺书，收入型合同由承办部门负责人或项目负责人出具责任承诺书之后，按照合同签审流程进行审核签订。补签合同必须就已经履行的事项和尚未履行的事项分别列明、分别约定。如有恶意倒签的行为，一经查实，报请纪委综合办公室、纪检监察室追究承办人和承办部门相关责任。

第三十九条 学校严禁恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律规定和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。

第七章 合同的履行与变更

第四十条 依法成立的合同，自成立时生效。法律、法规规定应当办理批准、登记等手续生效的，从其规定。

第四十一条 合同生效后，合同承办部门负责跟踪合同的履行，合同归口管理部门应对合同履行情况进行监督。如对方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，合同承办部门应当及时申请学校向其发出要求履行或者采取补救措施的书面函件。

第四十二条 合同履行过程中，合同相对人一旦出现以下情形，合同承办部门应及时向合同归口管理部门报告：

（一）经营状况严重恶化；

（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（三）丧失商业信誉；

（四）发现有显失公平或欺诈行为；

（五）有丧失或者可能丧失履约能力的其他情形。

合同归口管理部门经查证属实，应向校长办公室报告提出应对措施，协商解除合同或按相应法律程序处理。

第四十三条 合同承办部门及其项目负责人或承办人在收到合同相对人要求变更、解除或终止合同的通知后，必须及时报告合同归口管理部门，并主动与对方协商。变更、解除或终止合同的通知或答复应当在法定或约定的期限内以书面方式做出。

第四十四条 因政策调整、市场变化等客观情况变化、合同履行过程中出现未约定事项、或存在双方未能如约履行情况的，应及时向合同归口管理部门报告。

如确需变更、解除合同，应由合同承办部门提供变更或解除事由、变更条款、履行期限、补充协议等有关材料，由合同归口管理部门审核同意及业务相关部门会签同意后，报校长办公室备案后加盖合同专用章。

合同归口管理部门及业务相关部门经审核不同意变更或解除合同的，经校长办公室核查后，合同承办单位应当继续履行。

第四十五条 法律法规及学校规章制度对合同的补充、变更及解除有特殊规定的，按照相关规定执行；原合同经过上级主管部门批准或者备案的，应当重新报上级部门批准或者备案；原合同经过公证的，应当重新办理公证。

第八章 合同纠纷的解决

第四十六条 学校建立合同纠纷处理的有效机制，加强合同纠纷管理。合同纠纷经协商无法解决的，合同归口管理部门或合同承办部门应根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第四十七条 合同纠纷的处理应依法维护学校合法权益，采取必要措施以减少损失，并将处理方案书面报告合同归口管理部门审核后执行，其中重大合同纠纷处理方案还应经法律顾问审查、分管校领导审批同意后执行。

第四十八条 处理合同纠纷时，非经学校书面授权，任何部门或个人不得向对方做出实质性答复或者承诺。

第九章 合同档案管理

第四十九条 合同归口管理部门负责归口管理的合同文本的统计、分类、信息化备案，建立合同分类管理台账。按照年度进行合同编号，合同原件应当加盖合同双方印章。并定期将年度合同目录报校长办公室备案。

第五十条 党委办公室、校长办公室按照学校档案管理制度的要求，汇总整理合同文本，送档案馆归档。

第五十一条 合同承办部门应当建立合同档案，指定专人管理。合同承办部门应当保管合同洽谈、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部文件资料。合同档案一般包括合同 文本及附件、委托授权书、校内审核文件、往来函件、对方签约人或法定代表人身份证明、补充协议、变更或解除合同协议、验收材料等与合同有关资料。

第十章 合同管理责任与追究

第五十二条 本办法所称合同管理责任，是指在合同订立、管理工作中，违法国家法律法规、学校规定，因故意、重大过失给学校造成较大损失而应当承担的纪律责任和法律责任。

第五十三条 学校按照“谁签字、谁负责，谁承办、谁承担”的基本原则建立合同管理的责任体系。承办部门对合同的订立、送审、履行承担主体责任，其部门主要负责人为第一责任人。科研合同的项目负责人为第一责任人。主管部门和归口管理部门根据职责分工承担相应的管理责任。

第五十四条 学校建立健全合同管理年度报告和定期检查清理制度，将单位的合同管理及履行情况，纳入单位年度考核以及单位负责人经济责任审计范畴。

对违反本办法规定、损害学校利益和合法权益的行为，依照法律法规和学校有关规定进行责任追究。

第五十五条 合同管理部门在合同管理的全过程中应严格遵守并监督执行相关内控制度。

第五十六条 有下列行为之一的，学校将视其情节轻重追究合同相关单位负责人及当事人校内行政责任；给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；涉嫌犯罪的，移送国家司法机关处理：

（一）未经授权，擅自以学校名义对外签订合同的；

（二）超越代理权限或滥用代理权的；

（三）与合同对方当事人串通，损害学校利益的；

（四）在合同签订和履行中泄露国家机密、学校秘密的；

（五）丢失或者擅自销毁合同和合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据的；

（六）利用学校合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（七）未及时处理合同纠纷，或者擅自放弃权利的；

（八）违反法律法规，签订担保合同；

（九）未经上级主管部门批准签订投资合同和借贷合同的；

（十）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。

第十一章 附则

第五十七条 学校举办的具有独立法人资格的二级单位签订合同，可以参照本办法制定本单位合同管理办法。

第五十八条 本办法由校长办公室负责解释。

第五十九条 本办法自印发之日起实施。原《上海商学院合同管理暂行办法》(沪商院办[2013]第 14号)自新办法印发之日起废止。